Handleiding: teams en rollen

Rollen binnen een Operatie Klimaat team

Dit document geeft een overzicht van wat er gedaan moet worden binnen een Operatie Klimaatteam.. Door rollen en taken te verdelen onder groepsleden, verdeel je ook de verantwoordelijkheid om jullie team samen sterk te maken. Met duidelijke rollen en taken hebben nieuwe groepsleden heldere verwachtingen hoe zij bij kunnen dragen. Zo maak je het makkelijker om mensen aan te trekken en te binden.

Bij Milieudefensie geloven we in de kracht van mensen. En de kracht van teams. In je eentje ben je een individu. Met z’n tweeën maak je een duo. Met drie deelnemers ben je een groep en krijg je meer dynamiek en slagkracht. Bij Milieudefensie, gebaseerd op de lessen van andere bewegingen zoals Exctinction Rebellion, hebben we vier basisrollen geïdentificeerd die teams sterk maken. Deze zijn:

  1. Facilitator
  2. Integrator
  3. Representative
  4. Organizer

Deze rollen hoeven niet altijd bij dezelfde persoon binnen het team te liggen. Ze kunnen elke paar weken of maanden tussen groepsleden wisselen. Met het wisselen van rollen tussen groepsleden ontstaat weerbaarheid binnen het team. Natuurlijk heb je in je groep ook mensen die minder verantwoordelijkheden willen hebben of iets heel anders willen doen. Zo zijn er nog heel andere taken mogelijk. Kijk verder in dit document om geïnspireerd te worden!

Facilitator

Een facilitator begeleidt vergaderingen van de OKgroep. Je neemt de verantwoordelijkheid om vergaderingen zo inclusief, effectief en plezierig mogelijk te maken. Het gaat erom een veilige ruimte te creëren waarin iedereen kan worden gehoord en gerespecteerd, de groep te helpen efficiënt te werken en waar nodig hulpmiddelen te gebruiken. Faciliterende vaardigheden zijn onder meer actief luisteren, vragen stellen en samenvatten. De taken van een facilitator zijn:

Vóór een vergadering

  • Agenda opstellen met input uit de eigen OK groep en soms ook andere groepen én de updates vanuit de campagne. Je behoudt het overzicht en bent contactpersoon voor het team op kantoor.
  • Bedenken welke vorm van vergaderen past bij welk agendapunt. Soms kan je de groepopsplitsen in duo’s; soms kan het fijn zijn om eerst in een minuut in stilte ergens over na tedenken; iedereen langsgaan in een rondje bij een open vraag etc...;

Pro-tip: pauzes inplannen, everyone loves a break!

  • Datum vaststellen voor de vergadering en met iedereen delen of een vast moment kiezen elke de twee weken;
  • Locatie/online link regelen en tijdig delen.

Pro-tip: snacks zijn altijd een goed idee.

Tijdens een vergadering

  • Ervoor zorgen dat verschillende rollen tijdens de vergadering zijn verdeeld. Denk hierbij aan
  1. Facilitatie van de vergadering: door jouzelf wellicht;
  2. Notulant: iemand die aantekeningen maakt;
  3. Time-keeper: iedereen houdt van een effectieve vergadering; 
  4. Een 'rabbit-hole-keeper': die ervoor zorgt dat gesprekken bij het agendapunt blijven;
  5. Sfeerbeheer: iemand die let op de energie en veiligheid in het gesprek.

Zo houdt je de vergadering ook leuk en overzichtelijk voor jezelf.

Pro-tip: beginnen met een check-in waarin mensen even kunnen delen hoe ze erbij zitten.

Na een vergadering

  • Zorgen dat iedereen hun actiepunten weet te vinden en dat mensen die niet bij de vergadering aanwezig waren op hun to-do's worden gewezen;
  • Volgende vergadering aankondigen;

➔ Voor meer informatie, handleidingen en ideeën, check activisthandbook.

Integrator

Om je OKgroep te laten groeien en versterken, is het belangrijk dat nieuwe leden actief worden verwelkomd zodat ze zich snel thuis voelen en de weg kennen binnen de beweging. Praat met hen, ontdek hun motivaties, zorg ervoor dat er evenementen zijn waar ze aan kunnen deelnemen om vertrouwd te raken met je OKgroep en Milieudefensie. Als ze eenmaal beginnen met het bijwonen van bijeenkomsten of op een andere manier betrokken raken, zorg er dan voor dat er een manier is waarop ze kunnen bijdragen, zodat ze actief deelnemen, leren hoe ze in je groep moeten werken en zich nuttig voelen voor de beweging. De taken voor een integrator zijn:

Één-op-één contact:

  • Via het coördinatieteam of de organizer meldt zich iemand die misschien wel in de OKgroep actief wil worden – en dan is het aan jou! Even bellen of ergens afspreken voor een drankje is een goeie manier om iemand iets beter te leren kennen. Past deze persoon bij de OKgroep? Wat vindt diegene leuk, of wat wil diegene leren? Ook kun je 1-op-1 goed uitleggen hoe de OKgroep werkt en waar de OKgroep mee bezig is.

Pro-tip: komen er veel mensen binnenstromen, dan is het een leuk idee een speciale avond te organiseren voor nieuwe veranderaars! Of overleg met het team op kantoor of er een nieuw OKgroep in jouw omgeving kan worden gestart.

Praktische dingen regelen:

  • Voeg de persoon toe aan jullie werk- en communicatiekanalen;
  • Regel dus het telefoonnummer van de nieuwe veranderaar voor de Signal- of WhatsAppgroep;
  • De OKgroep is natuurlijk deel van de vereniging van Milieudefensie. Om verbinding te voelen met de grote organisatie (en voor een gratis T-Shirt) is het leuk om te kijken of iemand lid wil worden. Lidmaatschap kan geregeld worden via de website.
Inchecken:
  • Na een paar vergaderingen/acties/evenementen is het fijn met de nieuwe persoon in te checken – hoe gaat het? Is diegene blij, komt die mee en heeft die een rol gevonden?

Pro-tip: wanneer mensen zich niet gewaardeerd voelen, stromen ze snel weer uit. Laat waardering zien, bijvoorbeeld in samenewrking met de facilitator tijdens een vergadering – zonder elkaar zijn we nergens.

  • Komen mensen niet meer zo vaak naar vergaderingen of acties? Dan is het ook belangrijk om te bellen, mogelijk gaat iemand door een moeilijke periode heen en kan die support gebruiken. Óf iemand heeft geen ruimte voor de OKgroep, dat is ook oké! Het is goed om een beeld te hebben waarom mensen stoppen – zijn ze ergens anders actief geworden of past het gewoon niet in het drukke leven? Geef het even door aan het coördinatieteam, altijd goed om te weten wat er speelt.
Trainingen:
  • Als integrator heb je een goed beeld van wat mensen kunnen en wat ze misschien nog willen leren. Kijk (OKgroepsamen met organizers op kantoor) of er behoefte is aan een training. Misschien willen mensen leren hoe een video te maken, of wat organizing eigenlijk is. Andersom kan natuurlijk ook: dat iemand zelf aangeeft een training te kunnen geven, leuk! Als mensen de kans krijgen te leren van elkaar is er een grotere kans dat zich meer op hun plek voelen.

Representative

Als rep – ofwel vertegenwoordiger – ben je dé link met andere OKgroepen én andere groepen. Willen jullie bijvoorbeeld samen met de FNV een actie voeren; een Insta post maken met een BN’er; of met Fridays for Future of een lokale Milieudefensie afdeling een filmavond organiseren? Dan kan jij als vertegenwoordiger contact leggen met die groep. Andersom zal ook de OKgroep naar jou verwijzen om de contactpersoon te zijn! Dus de taken van de representative zijn:

Binnen de OKgroep

  • Voor een vergadering: check met de facilitator bij het opstellen van de agenda of er informatie nodig is vanuit een andere OKgroep of vanuit kantoor en de campagne;
  • Na een vergadering: er komt uit een vergadering van alles wat handig is voor andere OKgroepen om te weten - zo kunnen jullie samen afstemmen/organiseren. Dus deel de notulen, of de highlights daaruit (want alles delen is ook weer zo wat!) met het team op kantoor of andere groepen.

Buiten de OKgroep

• Niet alleen met andere OKgroepen wil je een korte lijn hebben, het is ook fijn de rol van vertegenwoordiger te hebben als je contact wil leggen met hele andere groepen! Let wel op dat je niet te veel hooi op je vork neemt – contact opnemen met een andere groep of een BN’er (je kan het altijd proberen!) is ook een prima taakje voor iemand anders in je OKgroep. Als representative kun je het vooral als je taak zien verantwoordelijkheid zijn: je zorgt dat het altijd duidelijk is voor anderen wie hun aanspreekpunt is. Soms ben jij dat, soms een andere held!

Het idee van een representative (ofwel een link naar andere groepen) komt uit de organisatiestructuur van ‘sociocratie’. Leuk om te googelen als je er meer over wilt weten!

Organizer

Zonder organizers geen people power. Jij roept mensen op en schakelt ze in voor kleine, korte taken zodat ze even snel kunnen helpen op een manier dat jullie er ook wat aan hebben! Op welke mensen kun je rekenen? Bij de OKgroep werken we met levels van betrokkenheid. Zoals een ui met schillen:

  1. Ergens in de kern zit Milieudefensie kantoorteam, die mensen denken na over strategie en trainingen voor de hele verandermacht;
  2. Daaromheen zit wij veranderaars: de OKgroepen, afdelingen, Milieudefensie Jong. Wij zijn elke één a twee weken actief;
  3. Dan de flexibele schil: mensen die af en toe naar een actie willen komen of graag helpen met kleine eenmalige taakjes;
  4. Daaromheen kijkt onze achterban mee. Het zijn de volgers op onze sociale mediakanalen, onze huisgenoten, vrienden én familie;
  5. Als laatste dan nog de samenleving, met daarin heel veel andere mensen die mogelijk nieuwe veranderaars kunnen zijn..

De taken van een organizer zijn:

Flexibele schil inschakelen

Om naar een actie te komen, broodjes te smeren voor een klimaatmars, een petitie te tekenen of om een heel Nederland vol te plakken met posters (waarom niet): je kan de flexibele schil alles vragen. Maar hier moet wél aan worden gebouwd. Je kan de flexibele schil bouwen en vinden via:

  • Een grote Whatsapp-, Signal- of Telegramgroep waarin véél meer mensen zitten dan de kerngroep waarmee jij wekelijks contact hebt. Dit kan ook een mailinglijst zijn, maar dat is minder interactief en werkt daarom slechter voor binding;
  • Bijeenkomsten organiseren in de aanloop naar acties of gewoon voor de fun. Een filmavond is ook een goede manier om nieuwe mensen te betrekken en te binden via de Whatsapp-, Signal- of Telegramgroep.

 Pro-tip: bedenk met je groep hoe jullie meer mensen in jullie grote 'flexibele schil' Whatsapp-, Signal- of Telegramgroep kunnen krijgen 😊

Achterban oproepen

Social mediakanalen en contact met traditionele media zoals kranten worden gerund door één of meerdere veranderaars binnen jouw OKgroep. Oproepen voor de grotere samenleving kun je samen organiseren.

Pro-tip: schrijf een WhatsApp doorstuur bericht die makkelijk gedeeld kan worden door anderen. 😊

Nu hebben we de rollen genoemd die essentieel zijn om een team gezond te houden. Zoals eerder beschreven hoeven deze rollen niet vast te staan binnen een team. Teams worden weerbaar als teamelden leren van de verschillende rollen.

Andere taken binnen een Operatie Klimaat team

Veranderaars in jouw groep of in de flexibele schil kunnen taken opnemen in de aanloop naar acties of andere momenten. Hoe meer taken verdeeld worden, hoe sterker het team wordt. Als groep kan je zelf besluiten om extra taken en rollen toe te voegen. Of deze ontstaan in de aanloop naar grote acties of evenementen. Denk hierbij aan:

  • Mediacoördinator: sociale media, persberichten, nieuwszenders
  • Actiecoördinator: alles rondom acties, van posters plakken tot draaiboeken
  • Bruggenbouwer: contacten met lokale politiek en inspreken bij de gemeenteraad
  • Onderzoeker: inhoudelijk onderzoek naar het bedrijf We leggen de rollen op de volgende pagina in meer detail uit.

Mediacoördinator

Taken: Maakt operatie klimaat en Milieudefensie lokaal zichtbaar.

Natuurlijk willen we dat onze boodschap gehoord wordt. Daarom is contact met de pers en activiteit op sociale media belangrijk. De mediacoördinator zorgt voor de zichtbaarheid van de Operatie Klimaatgroep. Dit kan via publieke mediakanalen (lokale kranten/andere nieuwsbronnen) en via social media (Instagram, Facebook, Twitter).

Deze rol kan je zo onderverdelen:

  • Het schrijven van persberichten en benaderen van kranten, nieuws en radio
  • Het voeren van het woord voor kranten, nieuws en radio

  • Het bijhouden en oproepen via sociale media

Lees hier meer over in de handleidingen communicatie en persvoorlichting.

Actiecoördinator

Taken: zorgt ervoor dat geplande acties gestroomlijnd verlopen.

De actiecoördinator heeft voor de betreffende actie het overzicht van wat er al gedaan is, wie waar mee bezig is en wat er nog gedaan moet worden. Je bent een soort wandelend draaiboek. Als actiecoördinator is het handig om een soort tijdlijn te maken en in je hoofd te hebben. Wanneer is de actie, op welk moment moet dan wat gebeuren. Posters plakken, flyers uitdelen, hoe wat en waar. Deze taak omvat veel regelwerk en aandacht voor de randzaken. Er is bijvoorbeeld een melding bij de gemeente nodig om een actie op straat te mogen doen. Dat klinkt als heel veel werk? Moet je dat alleen doen? Nee uiteraard niet. Als coördinator heb jij het overzicht. Andere veranderaars helpen om te doen wat nodig is om de komende actie in goede banen te leiden.

Lees hier meer over deze rol in de handleiding actievoeren.

Bruggenbouwer

Taken: contact leggen met de politiek en netwerken

Als bruggenbouwer zorg je dat de lokale politieke partijen en grote vervuilende bedrijven horen wat mensen in jouw gemeente te zeggen hebben over eerlijke klimaatoplossingen. Je zoekt contact met politici om het klimaat op de politieke agenda te krijgen. Om de bekendheid van Operatie Klimaat te vergroten is contact met de politiek erg belangrijk. Daarom staat in deze rol voorop dat je contact legt met politici, inspreekt bij de gemeenteraad. Daarbij ondersteun je andere veranderaars in je team die hierbij willen helpen. Als je vragen hebt over deze rol, of meer wilt leren door bijvoorbeeld een training te volgen, neem contact op met je organizer of met andere bruggenbouwers via het Veranderaarsplatform

Lees hier meer over deze rol in de handleiding goed lobbyen doe je zo.

Onderzoeker

Taken: feiten en kennis naar boven halen en inzichtelijk maken

Je voert actie op een groot vervuilend bedrijf in Nederland. Dan kan het handig zijn om iemand in je team te hebben die alles weet over dit bedrijf. Een onderzoeker houdt ervan te duiken in informatie om zo allerlei feiten boven tafel te krijgen. Dat kan van alles zijn, van vergunningen die zijn afgegeven tot de uitstootcijfers die van belang zijn. Je houdt de informatie van jouw bedrijf in de gaten via de gezamenlijke Wikimedia. En je vult aan waar je dat kan. Jouw team kan er van jou op aan, bijvoorbeeld tijdens lokale acties of tijdens het inspreken bij de gemeenteraad over vervuiling van het bedrijf.

Want jij weet precíes hoe de vork in de steel zit.

Bewerk deze pagina | Download als PDF